Порядок особистого прийому громадян у Полтавському апеляційному суді

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням Зборів суддів

Полтавського апеляційного суду

від 25.03.2026 № 2

1. Цей Порядок розроблено відповідно до вимог статті 40 Конституції України, статті 22 Закону України «Про звернення громадян» та інших законів, актів Президента України і Кабінету Міністрів України з питань реалізації громадянами конституційного права на звернення, а також на виконання листа Ради суддів України від 25 лютого 2026 року №9рс-90/26-вих.

З урахуванням особливої ролі судової влади в механізмі реалізації державної влади в Україні, правових засад її організації як самостійної незалежної гілки державної влади відповідно до статті 126 Конституції України, статті 6 Закону України «Про судоустрій і статус суддів», європейських та міжнародних стандартів незалежності суддів, у Полтавському апеляційному суді забезпечується організація та проведення об’єктивного розгляду звернень громадян й особистого прийому громадян.

2. Цей Порядок визначає основні вимоги щодо організації та проведення особистого прийому громадян у Полтавському апеляційному суді.
3. З метою забезпечення незалежності суддів, неприпустимості непроцесуального впливу на суддю, ураховуючи вимоги чинного законодавства України, європейські та міжнародні стандарти незалежності суддів, зважаючи на положення статті 156 Закону України «Про судоустрій і статус суддів», особистий прийом громадян у Полтавському апеляційному суді здійснює керівник апарату Полтавського апеляційного суду та його заступники (далі також – посадова особа, посадові особи).
4. Посадові особи, здійснюючи особистий прийом громадян, керуються Конституцією України, законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу», «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», «Про інформацію», «Про запобігання корупції», Інструкцією з діловодства Полтавського апеляційного суду, цим Порядком.
5. Особистий прийом громадян здійснюється лише за попереднім записом у дні та години, визначені Графіком особистого прийому громадян (далі – Графік).
6. Графік затверджує голова Полтавського апеляційного суду своїм наказом.
7. Графік та Порядок особистого прийому громадян оприлюднюються на офіційному вебсайті та в приміщеннях Полтавського апеляційного суду в доступних для вільного огляду місцях.
8. Особистий прийом громадян здійснюють:

1) керівник апарату Полтавського апеляційного суду;

2) заступники керівника апарату.

9. Питання, які вирішуються в порядку, встановленому процесуальним законодавством, на особистому прийомі громадян не розглядаються. Особистий прийом громадян не здійснюється з приводу розгляду конкретних судових справ, надання консультацій із правових питань. Питання відправлення правосуддя не можуть бути предметом адміністративного реагування з боку керівництва суду в межах особистого прийому.

Питання, з якими громадяни та інші особи мають право звертатися до суду можуть стосуватися організації роботи суду,  режиму його функціонування, доступності інформації,  забезпечення прийому кореспонденції, роботи канцелярії, дотримання стандартів належного адміністрування тощо.

Водночас такі звернення не можуть стосуватися: вимог щодо зміни процесуальних рішень у конкретних справах; оцінки доказів; втручання у перебіг або результати судового розгляду;  впливу на суддю при здійсненні ним правосуддя. (рішення РСУ 02.03.26)

10. У разі відсутності посадової особи особистий прийом громадян здійснює особа, яка виконує її обов’язки, або уповноважена нею посадова особа.
11. Прийом громадян, які мають встановлені законодавством пільги, здійснюється в першочерговому порядку. Особлива увага приділяється вирішенню проблем, з якими звертаються ветерани війни, учасники бойовий дій, особи з інвалідністю, громадяни, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім'ї, внутрішньо переміщені особи, одинокі матері (батьки) та інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.
12. З метою забезпечення здійснення особистого прийому осіб з інвалідністю та інших мобільних груп населення у Полтавському апеляційному суді створено умови безбар’єрного доступу до приміщення суду (пандуси, підйомники, облаштовані входи до будівель, спеціально обладнані вбиральні).

З метою забезпечення права на особистий прийом громадян в умовах воєнного стану забезпечено можливість участі у особистому прийомі дистанційного через сервіс vkz.court.gov.ua. Про намір приймати участь у особистому прийомі дистанційно громадянин має попереджати під час запису на прийом.

13. Запис на особистий прийом громадян здійснюється в робочий час не пізніше ніж за один робочий день до дня за номером телефону (532) 51-69-41, чи шляхом подання звернення до Полтавського апеляційного суду (у тому числі засобами електронного зв’язку).
14. Запис на особистий прийом громадян до посадових осіб Полтавського апеляційного суду також здійснюється шляхом подання письмового звернення через канцелярію суду, а також поштовими, електронними засобами, чи через офіційні електронні сервіси суду.
15. Запис на особистий прийом громадян здійснює структурний підрозділ Полтавського апеляційного суду - сектор по взаємодії зі ЗМІ, розгляду запитів і звернень громадян.
16. Працівники Полтавського апеляційного суду, що здійснюють запис на особистий прийом громадян:

1)  під час запису (телефоном) з'ясовують: прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, його номер телефону чи інші засоби зв’язку, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи державних органів він звертався з цього питання і яке було прийнято рішення;

2)  визначають посадову особу, до компетенції якої належить вирішення порушеного громадянином питання;

3)  вивчають подані громадянином документи (у разі письмового звернення);

4)  визначають (ураховуючи Графік, черговість запису) дату та час, у який здійснюватиметься особистий прийом, і повідомляють їх громадянину.

17. Працівники сектору по взаємодії зі ЗМІ, розгляду запитів і звернень громадян Полтавського апеляційного суду, складають списки громадян, які записалися на особистий прийом, і готують інформацію стосовно порушених заявниками питань.

За день до прийому списки громадян, які записалися на особистий прийом, з відповідною інформацією подаються посадовій особі, яка здійснюватиме особистий прийом.

18. Посадовою особою може бути відмовлено у здійсненні особистого прийому громадян з таких підстав:

1) повторне звернення від одного і того самого громадянина з одного і того самого питання, якщо перше вирішено по суті;

2) звернення стосується розгляду конкретних судових справ або надання консультацій із правових питань;

3) порушення строку, встановленого статтею 17 Закону України «Про звернення громадян»;

4) письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого не можливо встановити авторство;

5) якщо питання, порушені у зверненні, не відносяться до компетенції Полтавського .

19. Забороняється відмова громадянинові в записі на особистий прийом громадян з підстав ознак раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовних або інших ознак. Про відмову в записі та причини відмови громадянинові надаються відповідні роз’яснення.
20. Іноземці та особи без громадянства користуються такими самими правами щодо особистого прийому громадян, як і громадяни України.
21. Громадянам необхідно прибувати до Полтавського апеляційного суду завчасно з урахуванням порядку пропуску до його приміщень.
22. Прийом громадян, які запізнилися, не здійснюється.
23. Під час особистого прийому громадянин повинен пред'явити документ, що посвідчує його особу, та в разі потреби – документ, що підтверджує його повноваження, право на встановлені законодавством пільги.

Прийом громадян носить індивідуальний характер, а тому допуск до участі у прийомі має записана особа та її представник (повноваження мають бути підтверджені відповідними документами). Участь у прийомі інших осіб, які не були записані у визначеному Порядком способом, не допускається.

24. Під час особистого прийому громадян відомості щодо кожного  громадянина вносяться до Журналу особистого прийому громадян у Полтавському апеляційному суді, за формою визначеною додатком до цього Порядку.
25. Під час проведення особистого прийому може бути присутній працівник структурного підрозділу, що відповідає за розгляд звернень. Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.
26. Посадова особа під час особистого прийому розглядає питання по суті, надає обґрунтоване роз'яснення відповідно до чинного законодавства та вживає заходів щодо усунення порушень (за їх наявності). Інформація про результат особистого прийому вноситься до Журналу особистого прийому громадян у Полтавському апеляційному суді.
27. Якщо вирішити порушене питання безпосередньо під час особистого прийому неможливо, воно розглядається в такому самому порядку, що й письмове звернення. Про результати такого розгляду громадянинові на його бажання надається усна або письмова відповідь, про що зазначається на зверненні.
28. У разі, якщо громадянин після проведення особистого прийому не вимагає письмової відповіді, вона не надається, про що робиться відмітка у Журналі особистого прийому громадян у Полтавському апеляційному суді.
29. Письмові та усні звернення, подані (у тому числі оформлені) під час особистого прийому відповідно до вимог статті 5 Закону України «Про звернення громадян», з резолюцією посадової особи передаються за належністю.
30. Відповідь на звернення, подане під час особистого прийому, надається за підписом посадової особи, яка здійснювала цей прийом, а в разі її відсутності – особи, яка виконує її обов’язки.
31. Облік особистого прийому громадян та контроль за дотриманням строків розгляду звернень, прийнятих під час особистого прийому, здійснюються сектором по взаємодії зі ЗМІ, розгляду запитів і звернень громадян Полтавського апеляційного суду.
32. Під час оголошення сигналу «повітряна тривога» прийом громадян не ведеться.